Claves para la integración de la gestión de conocimiento en la organización.

 

El tema de la gestión de conocimiento es bastante nuevo dentro de la teoría de las organizaciones. Muchas veces se confunde o se asimila a la sistematización, la recuperación de buenas prácticas y lecciones aprendidas, a la gestión de información, el uso de tecnologías de información y comunicación (TIC) o a la formación (principalmente en línea). En este abordaje se propone la gestión de conocimiento como una forma distinta de gestionar, basada en potenciar el conocimiento que define a una organización.

Cuando se está integrando una estrategia de GCO es importante tener en cuenta que su éxito depende de que se puedan realizar transformaciones en los procesos organizacionales ya existentes. Integrar la GCO es una decisión de política institucional ya que se trata de una transformación en la forma de construir y potenciar el saber organizacional. No se trata solamente de una decisión técnica que agrega nuevas plataformas tecnológicas o nuevos procedimientos.

Integrar la GCO implica estar convencido de que la organización es un espacio de conocimiento, que su funcionamiento no solamente depende de este potencial sino que cada acción genera permanentemente nuevos conocimientos. Es un proceso interminable y en constante cambio mientras la organización funcione.

También se hace necesario comprender que el principal repositorio del conocimiento son los seres humanos en su carácter individual, y también en su carácter colectivo. El conocimiento es un intangible que en algunas ocasiones y con determinadas condiciones se puede hacer tangible al transformarse en productos de conocimiento (información, metodologías, sistematizaciones, vídeos, colecciones fotográficas, mapas, gráficos y dibujos, por ejemplo).

Partiendo de estos principios se puede comprender que si se pensaba que nadie era indispensable en las organizaciones, un enfoque de GCO diría que con cada ingreso y salida de individuos, la organización se transforma ya que inevitablemente constituye y reconstituye el bagaje de conocimiento, haciéndola ni mejor-ni peor, pero si distinta.

Integrar la gestión de conocimiento en el funcionamiento organizacional implica comprender que con cada acción se genera un conocimiento nuevo. Mucho de este conocimiento permanece en las personas que participan en los procesos como conocimiento tácito (no tangible). Si no se desarrollan estrategias de GCO, el colectivo no aprovecha los aprendizajes individuales generados por sus mismas acciones.

Entre más estructurado y predefinido está el trabajo de la organización, más dificultades hay para aprovechar el conocimiento vivencial y experiencial de las personas que lo componen. Este conocimiento tácito, se aprovecha si hay espacios cotidianos y abiertos para el intercambio entre las personas y se explicita cuando se convierte en productos de conocimiento que se construyen a partir de este intercambio.

Una estrategia de gestión de conocimiento se basa en estos elementos y se propone potenciar el conocimiento tácito que generan las acciones organizacionales y que se combina con el que ya tienen las personas que conforman sus equipos de trabajo. La GCO se interesa en construir productos de conocimiento a partir de la mezcla de todos los saberes (sin discriminación) que conforman una institución y sus contrapartes.

Además de potenciar el conocimiento tácito y de buscar la construcción colectiva de productos de conocimiento, una estrategia de gestión de conocimiento se propone crear las condiciones para esta mezcla de saberes diversos. Así, se hace fundamental crear las condiciones para generar espacios de confianza, con las herramientas adecuadas para horizontalizar las relaciones de poder dadas por la estructura organizacional, el género, la edad, el tiempo de estar en la organización, el trabajo en el tema, etc. A partir de estas condiciones se pueden desarrollar procesos de intercambio que en algunas ocasiones pueden resultar en productos de conocimiento organizacional y en otras simplemente generar nuevo conocimiento tácito en los integrantes de la organización que posteriormente impactará las prácticas y las actitudes.

Otro aspecto clave de la gestión de conocimiento es la gestión de información. Es muy frecuente que la organización tenga un enorme bagaje de referencias que no se organizan y no se potencian por estar acumuladas en los escritorios de los integrantes de sus equipos de trabajo, o que simplemente se utilizan una vez y no se les da seguimiento. Al no organizar en un espacio colectivo la información que se referencia y que se produce se pierde una altísimo potencial y se repiten procesos, búsquedas innecesarias y errores en referencias. Este proceso implica tener etiquetas comunes para los recursos de información (elaboradas colectivamente), tener un espacio común accesible para todos los miembros del equipo y un proceso para capturar, seleccionar, organizar, compartir la información.

Frecuentemente se confunde GCO con la puesta en marcha de plataformas tecnológicas o con el uso de TIC. Para la GCO se utilizan espacios presenciales y espacios digitales, el uso estratégico de ambos depende de la condición de cada organización y de las estrategias de GCO que se han diseñado. Hay que aprovechar las TIC porque facilitan el proceso de intercambio y de gestión de información, especialmente cuando la organización tiene representaciones dispersas en un amplio espacio geográfico. Pero por un lado, siempre deben combinarse con espacios presenciales y digitales y por otro, es indispensable tener claros las estrategias de GCO, sus procesos y sus instrumentos antes de hacer cualquier inversión en plataformas tecnológicas.

Así, trabajar bajo el enfoque de GCO implica estar convencido que la organización es el bagaje de conocimiento que generan sus equipos de trabajo y sus contrapartes, que el conocimiento experiencial y vivencial es tan importante como el conocimiento explícito (información, sistematizaciones, artículos, etc), que todos los saberes son válidos y que estos se potencian en el intercambio horizontal. Un aspecto clave de la GCO es la interacción, intercambio y construcción de productos de conocimiento entre diversos y no solamente en iguales.

Una organización que trabaja bajo en enfoque de GCO está apostando a fortalecer sus procesos de apoyo mutuo y la colaboración entre integrantes y equipos de trabajo, donde las consultas específicas, los errores, las lecciones aprendidas y las buenas prácticas se pueden compartir sin temores porque forman parte del aprendizaje y el conocimiento generado por el accionar de la organización. La GCO propicia el trabajo en red y la reducción de islas de conocimiento. Una organización con una buena estrategia de GCO no permite que se establezcan relaciones de poder a partir de la apropiación de información o conocimiento de alguna persona o grupo que integre sus equipos de trabajo.

El éxito de la Integración de una estrategia de gestión de conocimiento está sostenido en que:

 Sus resultados son útiles y visibles. Por ejemplo, para modificar prácticas, para no repetir errores o reconstruir metodologías, para tener mayores recursos disponibles, para hacer más ágiles los procesos, para transformar actitudes, para innovar, entre otros.

 Si la integración de una estrategia de GCO genera más trabajo para los equipos organizacionales que casi siempre están sobrecargados, esta no va ser sostenible. La GCO debe sustituir, integrar o agilizar procesos. Es crucial que la integración de estas nuevas prácticas partan de pequeños éxitos que demuestren el potencial de la GCO.

 Están demostradas las altas inversiones que se han realizado en plataformas tecnológicas que posteriormente no se utilizan. Se deben utilizar las TIC que sean necesarias para potenciar la estrategia de GCO que debe ponerse en funcionamiento primero que contratar el diseño de tecnología.

 Hay que integrar la cultura del intercambio entre diversos en la organización. Muchas veces se cree y se dice que esto se realiza, pero hay que valorar si en realidad se asignan los tiempos, espacios y recursos para ello y además si existe una cultura organizacional que permite integrar todas las voces y saberes en los proceso de intercambio.

 Una estrategia de GCO sostenible requiere de una facilitación de GCO permanente, Se trata de una persona o un equipo de trabajo que se haga responsable de garantizar que se dan los espacios horizontales de intercambio, que se gestiona la información institucional, que se realizan procesos de construcción colectiva de conocimiento integrando los múltiples saberes organizacionales, que facilita los espacios presenciales y digitales y los dinamiza cuando son los momentos apropiados.

En lo concreto, integrar la GCO implica trabajar una estrategia organizacional para tres dimensiones que se ejecutan al mismo tiempo y se relacionan y transforman constantemente entre ellas. Algunos elementos claves de estas tres dimensiones se presentan a continuación:

1. La gestión de información

Los recursos de información que consulta, recibe y produce la institución están organizados en un espacio común al que todos sus integrantes han contribuido no solo a integrar sino a organizar por medio de un etiquetamiento elaborado en conjunto.

Es un espacio colectivo al que todas las personas tienen acceso y donde depositan organizados sus recursos de información. Se trate de referencias documentales, estadísticas, monitoreos de prensa, informes intermedios, informes de monitoreo, evaluaciones, artículos, informes financieros, fotografías, videos, dibujos, entre muchos otros.

Toda la información que por lo general se queda en los escritorios y carpetas de las computadoras personales se transforman organizadas en recursos de información colectiva.

El facilitador(a) de gestión de conocimiento coordina estos procesos y vela por que se capture, organice, seleccione, acceda y difundan los recursos de información.

TIP de TIC: Herramientas como el Dropbox o el Delicious son útiles para estos fines.

2. Intercambio de conocimientos

La organización dedica esfuerzos (tiempo, recursos, espacios) para el intercambio de conocimientos.

Estos procesos se realizan en forma cotidiana para potenciar el aprendizaje experiencial y vivencial que está “más fresco” recién vivido.

La organización el da valor al conocimiento tácito que se explicita en el intercambio con otros; y se interesa por fortalecer el aprendizaje, la transformación de las prácticas y las actitudes a partir del acceso al conocimiento tangible e intangible.

La organización crea un espacio o varios espacios para el funcionamiento de “comunidades” o grupos que se sienten confortables juntos, en un espacio seguro, que comparten intereses sobre algún o algunos temas, que se apoyan mutuamente y se piden consejos y sugerencias. Estas comunidades no necesariamente corresponden a la estructura organizacional.

Los integrantes de la organización disponen de un espacio de confianza para consultar, aportar, compartir dificultades y éxitos, efectos de las malas decisiones y buenas prácticas.

TIP de TIC: El uso estratégico de redes sociales. Así como grupos en línea puede contribuir mucho con este proceso. Especialmente si se mezclan múltiples lenguajes como el texto, audio, imagen. También contribuyen las plataformas de videoconferencia.

3. Construcción colectiva

La organización selecciona temáticas claves donde va a desarrollar nuevos productos de conocimiento.

Los productos de conocimiento (metodologías, estrategias, instrumentos, técnicas) son construidos a partir del intercambio de saberes organizacionales.

Los informes, sistematizaciones, evaluaciones y otros productos organizacionales son producto de los procesos de intercambio horizontal permanentes.

TIP de TIC: Los grupos de trabajo en línea pueden contribuir con este propósito.

Basados en estos tres pilares, se construyen las estrategias de gestión de conocimiento que se desarrollará en otra entrega sobre este tema.